菏司发〔2017〕12号
各县区司法局、各公证处：
根据省司法厅《关于在全省公证行业开展“管理规范年”活动的实施意见》和《2017年全省公证工作要点》要求，为切实提高我市公证工作规范化建设水平，加强对公证机构的监督与指导，引导公证机构提升自我管理能力，更好地发挥公证职能作用，市司法局决定在全市范围内大力推进公证机构规范化建设，现提出如下贯彻意见：
全市公证机构规范化建设的指导思想是：全面贯彻落实党的十八届三中、四中、五中、六中全会精神和习近平总书记系列重要讲话精神，坚持“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，围绕省厅党委“突出重点、增加亮点、多办实事”的总要求，以“改革、发展、建设”为主题，通过建立健全相关规章制度和开展工作考核机制，促进我市公证工作的规范化建设，推动我市公证事业的健康发展，为实现平安菏泽建设作出新的更大贡献。
公证机构规范化建设的目标任务是：从现在开始到2017年底，努力把全市公证机构建设成为“依法管理、运转有序、执业规范、形象良好”的公证服务单位。使用山东省公证视觉标识系统，统一公证标识，提升公证形象，方便群众服务需求，增强公证公信力；进一步规范公证机构的内部管理，增强公证机构依法管理、科学管理的意识，健全公证机构自我管理机制；进一步规范公证咨询、申请、受理、审核等办证环节，使得公证执业行为有法可依、有章可循，推进公证执业行业规范和制度化建设。
根据省司法厅《关于在全省公证行业开展“管理规范年”活动的实施意见》和《关于推广使用山东省公证视觉标识系统的通知》，对公证机构的外观标识、内部管理机制、办证执业流程、质量管理和公证文书制作等方面提出的要求，公证机构规范化建设重点做好以下五个方面的内容：
（一）规范公证服务窗口建设。按照《山东省公证视觉标识系统管理手册》中规定的中英文对照、字体标准、大小比例以及颜色搭配等要求，尽快完成主要建筑物、办公场所、重要接待公共场所、对外网站以及印刷品（包括信封、档案袋、手提袋、名片等）统一标识的更换工作。在服务大厅醒目位置公示公证业务范围、办证流程、收费标准、公证员信息、业务咨询和监督途径等内容，配齐便民服务设施和用品用具。公证人员严格遵守考勤纪律，工作期间实行挂牌服务，统一着装，坚持热情接待当事人，使用公证服务文明用语。建立健全首问责任制度和一次性告知制度，积极开展预约服务、上门服务，最大限度满足群众需求。
（二）规范公证机构的内部管理机制。公证机构要根据自身规模建立科学、合理的组织架构，实行主任负责制和岗位目标责任制，明确岗位职责和要求，建立规范的议事规则和决策程序，涉及重大的人事、财务决定等事项要以会议形式集体表决决定，涉及公证员切身利益的应当由公证员和其他代表参加，需要上报司法行政机关的要及时上报。规范业务学习与培训制度、财务管理制度、档案管理制度等各项内部管理制度，既要有明确的实体性内容，又要有明确规范的程序性内容，做到各项工作秩序井然、有章可循。做到公证机构内部各类人员的职权、职责、职能定位科学，分工合理。坚决杜绝私自收费、擅自降低收费标准、私自盖公证员印章现象。
（三）规范公证办证操作流程。规范和细化办证规则，进一步建立健全公证受理、审查、核实、审批、缴费、公证书制作、领取（送达）、归档等业务管理制度，严格定式公证书格式的使用，制定完善公证文书归档标准，使公证文书成为高标准、高质量的公证产品。明确各个执业环节的内部管理要求，严格过错责任追究制度，促进公证机构及其公证员严格依法依规办理每一项公证，使办证流程更加规范、更为高效，确保每一个公证事项办证程序合法、完备、严谨。健全完善“公证云-在线公证平台”系统，努力提高网络信息系统的应用和管理水平。
（四）规范公证质量管理。严格执行审查核实、出证审批的工作要求，认真落实《山东省公证质量检验员管理办法》。坚持公证机构每季度公证质量自查制度，有条件的公证处应设专人负责公证质量检查。对检查的内容、检查程序和依据、整改措施等各个环节都要有切实可行的标准，对公证质量检查的各个环节都要实施有效监督，不断提高公证质量检查的针对性、实效性。自觉接受公证管理部门对公证质量的监督检查，严格执行执业责任制和过错责任追究制度。
（五）规范绩效考核和收入分配制度。坚持按劳分配、尊重工作规律和公证法律服务的基本属性，建立自主灵活、科学规范、形式多样的分配制度。公证员考核侧重于职业道德、执业纪律、执业情况、服务形象、工作实绩等。工资分配制度应与岗位绩效考核相结合，体现按劳分配、适度激励、兼顾公平的原则，严禁采取个人收入与业务收费进行单一、直接挂钩的分配制度。依法提取发展基金、福利、奖励、赔偿等基金，参加养老、医疗等社会保险。
（一）统一思想，加强领导。开展公证机构规范化建设是提高公证服务质量和水平、树立公证行业良好形象、提升公证社会公信力的重要措施。司法行政机关和广大公证从业人员要充分认识公证机构规范化建设对公证行业发展的重要性和紧迫性，统一思想，提高认识，牢固树立规范化意识，增强参加规范化建设的自觉性和主动性。各公证机构要充分发挥规范化建设主力军作用，严格落实主任负责制，明确内部职责分工，精心组织，全面把握，全力抓好，逐项落实规范化建设指导标准的要求。
（二）分步实施，狠抓落实。规范化建设是一项逐步提升、长期建设的过程，需要分步骤、分阶段进行落实。各地、各公证机构要以指导标准为基本依据，认真部署实施，严格对照落实。统一公证机构外观标识。自《意见》下发之日起，用半年的时间统一规范公证机构户外形象标识、窗口功能标牌、公证人员身份标识、上墙公示内容等各种设施和标识。认真做好检查和整改，对公证机构在内部管理机制、办证流程、公证文书制作和质量监控等方面开展对照检查。对发现存在的差距和不足，要制定整改方案，确定整改时限，逐条逐项抓好整改落实。要在强化指导标准执行上下功夫，通过加强内部建章立制，完善制度措施，确保指导标准执行落实，促进公证机构规范化建设顺利开展。
（三）深入督查，严格考评。司法行政机关要切实加强对公证机构规范化建设的督促、检查和指导，及时了解掌握工作进度、突出矛盾和难点问题，积极帮助公证机构协调解决实际困难，提出具有针对性的推进落实意见。特别是对于主要的目标任务，要重点督查，积极跟进指导。要严格按照规范化的标准要求，开展考核评价，落实责任追究。对于落实不到位、措施不得力、成效不理想的地方和公证机构，及时进行通报，限期整改，确保此项工作不走过场，取得实实在在的工作成效。
菏泽市司法局